Właściwa wycena projektów to klucz do utrzymania rentowności i skutecznego planowania budżetu IT. Dlatego tak istotne jest korzystanie z metod pozwalających trafnie określić wartość realizowanego zlecenia. Jedną z takich metod jest szacowanie projektu IT. Czym jest szacowanie, dlaczego warto wdrożyć tę praktykę i jakie ryzyka wiążą się z jej pominięciem lub niedokładnym wykonaniem?

Co to jest szacowanie projektów IT?

Szacowanie projektów IT polega na oszacowaniu czasu, kosztów i zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Trafne estymacje umożliwiają precyzyjne planowanie budżetu IT, alokację zespołu oraz określenie realnych terminów. Co więcej, pomagają zarządzać oczekiwaniami interesariuszy oraz minimalizować ryzyka związane z niedoszacowaniem lub przeszacowaniem zakresu prac.

Przy szacowaniu korzysta się z metod takich jak:

• Ekspercka estymacja (Expert Judgement), bazująca na wiedzy i doświadczeniu osób technicznych zaangażowanych w projekt;
• Technika Delphi, polegająca na tym, że estymacje wykonuje kilku niezależnych ekspertów, a następnie porównuje je ze sobą;
• Analiza historycznych projektów, polegająca na porównaniu szacowanego projektu z podobnymi projektami wykonanymi w przeszłości;
• Wykorzystanie user stories, czyli dokonanie indywidualnej oceny złożoności zadania przez każdego członka zespołu, a następnie podjęcie dyskusji celem osiągnięcia konsensusu;
• Szacowanie trzypunktowe (three-point estimating) polegające na określeniu optymistycznej, pesymistycznej i najbardziej prawdopodobnej wersji realizacji;
• Metody top-down i bottom-up, polegające na ocenie złożoności projektu z góry, a następnie podzieleniu go na mniejsze zadania lub na odwrót - na oszacowaniu mniejszych zadań, a następnie ich zsumowaniu i podsumowaniu.

Oczywiście, metod szacowania projektów jest znacznie więcej, a powyższe należą do najczęściej stosowanych. Mogą być one stosowane samodzielnie lub w połączeniu, a dobór metody zależy od czynników takich jak etap projektu, dostępne dane, złożoność i ryzyka, dojrzałość zespołu oraz organizacji.

Ryzyka i błędy w estymacji oprogramowania

Szacowanie z definicji wiąże się z niepewnością - bazuje na niepełnych, często wstępnych danych oraz subiektywnych ocenach zespołu. Nawet przy zastosowaniu najlepszych metod mogą pojawić się błędy. Ryzyko ich wystąpienia rośnie szczególnie w przypadku mniej doświadczonych zespołów lub projektów o niejasnych wymaganiach.

Jakie są główne ryzyka związane z szacowaniem projektów IT?

• Niedoszacowanie lub przeszacowanie zasobów

  Jednym z najczęstszych ryzyk jest niedoszacowanie lub przeszacowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Przeszacowanie może prowadzić do nieoptymalnego podziału prac w zespole, a niedoszacowanie - do niewystarczającej ilości zasobów, co może skutkować przekroczeniem budżetu i terminów.

• Brak wystarczających danych do szacowania

  Proces szacowania bazuje przede wszystkim na wymaganiach i założeniach, które dostarcza klient. Im bardziej precyzyjne i kompletne są te informacje, tym większa szansa na trafną estymację. W praktyce jednak klient rzadko posiada wiedzę techniczną, a jego oczekiwania mogą być nieadekwatne do posiadanego budżetu. Aby uzyskać komplet informacji, analitycy i menedżerowie projektu często muszą wypytywać o szczegóły, tłumaczyć ograniczenia i negocjować z klientem budżet i terminy na bazie nieobiektywnych kryteriów.

• Zmiana wymagań w trakcie projektu

  W momencie, gdy szacowanie opiera się na wstępnych wymaganiach, a w trakcie ulegną one zmianie, zespół staje przed koniecznością ponownego szacowania projektu celem sporządzenia nowej wyceny i harmonogramu. Kolejna estymacja bazująca na nieprecyzyjnych kryteriach to podwójne ryzyko błędów.

• Błędy w analizie ryzyka

  Ryzyko w projektach IT jest związane nie tylko z zasobami, ale również nieprzewidzianymi trudnościami technologicznymi. Niewystarczające zrozumienie wyzwań na etapie wstępnych szacunków może prowadzić do poważnych problemów, które będą miały negatywny wpływ na budżet i czas realizacji.

• Niedostosowanie metod szacowania do specyfiki projektu

  Każdy projekt jest inny, a stosowanie tych samych metod szacowania do różnych projektów może prowadzić do błędnych wyników. To ryzyko występuje szczególnie w przypadku używania narzędzi, które nie uwzględniają unikalnych aspektów danego projektu.

Koszty niedoszacowania projektów IT

Niedokładne szacowanie projektów IT może prowadzić do poważnych konsekwencji. Szczególnie problematyczne jest niedoszacowanie projektu, gdy rzeczywisty czas, zasoby i koszty znacząco przewyższają początkowe estymacje. W takim przypadku efektem może być przekroczenie budżetu oraz opóźnienie realizacji projektu. To jednak dopiero początek negatywnych skurków błędnego zaplanowania prac w projekcie.

Niedokładne oszacowanie projektu to m.in.:

• Nieoczekiwane wydatki związane z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób czy wypłacenia kar umownych w przypadku niewywiązania się z terminu realizacji;
• Spadek jakości dostarczonego oprogramowania wynikający z konieczności cięcia kosztów, stosowania skrótów i rozwiązań szybkich do wdrożenia, ale nieefektywnych w długim terminie, lub skrócenia czasu na testowanie;
• Przeciążenie zespołu, który musi pracować pod dużą presją i w stresie, by dotrzymać harmonogramu. W długim terminie może wiązać się to ze spadkiem efektywności, zwiększeniem absencji chorobowych i rotacji;
• Niedowiezienie projektu, czyli całkowita niemożność dostarczenia rozwiązania w zamierzonym kształcie. Choć jest to skrajna sytuacja, nie jest nieprawdopodobna i zdarza się najczęściej w przypadku dużych projektów IT, których oszacowanie jest szczególnie trudne. Niedostarczenie projektu może natomiast mieć poważne długoterminowe skutki, takie jak utrata klienta, reputacji, konkurencyjności i kolejnych projektów.

Precyzyjna wycena projektów: wymiarowanie oprogramowania

Jak w takim razie zwiększyć dokładność szacowania i zmniejszyć ryzyko pojawienia się błędów i nietrafionych estymacji?

Aby zwiększyć dokładność szacunków, warto sięgnąć po nowoczesne i precyzyjne metody oceny rozmiaru projektu. Jedną z najnowocześniejszych i szeroko uznanych na rynku metod jest wymiarowanie oprogramowania.

Wymiarowanie oprogramowania to zupełnie odmienny proces. W przeciwieństwie do szacowania, które bazuje na doświadczeniu zespołu, historyjkach użytkownika czy przypuszczeniach, wymiarowanie opiera się na dokładnym opisaniu oprogramowania z uwzględnieniem jego wymagań i funkcjonalności. W tym procesie każdej funkcjonalności przypisuje się konkretną wartość liczbową wyrażoną w punktach funkcyjnych, co eliminuje subiektywne szacunki.

Zalety wymiarowania oprogramowania to m.in.:

1. Precyzyjne określenie rozmiaru oprogramowania

   Wymiarowanie oprogramowania pozwala na dokładne oszacowanie skali projektu na podstawie obiektywnych danych i planowanych funkcjonalności. Ponieważ każdej funkcjonalności przypisana jest konkretna wartość liczbowa, eliminowana jest subiektywność oceny.

2. Niezależność od doświadczenia zespołu

   Wymiarowanie oprogramowania nie opiera się na danych historycznych, doświadczeniu wykonawców czy analizie user stories, lecz na jasno zdefiniowanych kryteriach oceny, które są standardowe i niezależne od specyfiki projektu.

3. Niezależność od technologii i wykonawcy

   Metoda ta nie jest zależna od technologii, w jakiej realizowane jest oprogramowanie. Pozwala ona wręcz na porównywanie ze sobą efektywności realizacji projektów w różnych technologiach, a następnie dobieranie najbardziej optymalnych rozwiązań.

4. Obiektywne porównanie projektów

   Wymiarowanie umożliwia porównanie różnych projektów, nawet w przypadku, gdy były realizowane przez różne zespoły, w różnych technologiach i okresach. Dzięki wymiarowaniu i punktom funkcyjnym można z łatwością sięgnąć do danych aktualnych i historycznych, a następnie sprawnie oceniać efektywność i rentowność poszczególnych realizacji.

5. Precyzyjna wycena projektów

   Jedną z najważniejszych zalet wymiarowania jest możliwość przedstawienia obiektywnej, dokładnej i trafnej wyceny, której dokonuje się na podstawie wartości punktów funkcyjnych. Po oszacowaniu liczby punktów funkcyjnych (np. 100), możliwe jest wyliczenie kosztu realizacji. Dzięki temu wycena staje się transparentna i mniej podatna na niedoszacowania.

6. Trafne określenie terminu realizacji

   Sytuacja wygląda podobnie w przypadku określenia terminu realizacji. Mając wiedzę o tym, ile godzin zajmuje wyprodukowanie 1 punktu funkcyjnego oprogramowania, zespół jest w stanie sporządzić adekwatny harmonogram.

7. Elastyczność w przypadku zmiany wymagań

   Kolejną ważną zaletą wymiarowania jest możliwość elastycznej i precyzyjnej oceny zakresu zmian w przypadku zmiany wymagań. W takim wypadku nie trzeba po raz kolejny wykonywać nieprecyzyjnych szacunków i bazować na przypuszczeniach. Wystarczy ocenić, o ile punktów funkcyjnych zmienia się zakres funkcjonalności projektu, a następnie na tej podstawie wyznaczyć nowy budżet i czas realizacji.

8. Poprawa efektywności

   W przypadku, gdy rozliczenie opiera się na stopniu realizacji wymagań (wartości punktów funkcyjnych), a nie na przepracowanych godzinach, zespół jest w stanie osiągnąć większą wydajność, efektywność i synergię, a tym samym sprawniej realizować projekty w przyszłości.

Szacowanie a wymiarowanie oprogramowania - co wybrać?

Aby ocenić projekt wstępnie, np. w celu przekazania klientowi szacunkowych informacji o budżecie i czasie realizacji, szacowanie może okazać się wystarczające. Natomiast jeśli chodzi o przedstawienie finalnej wyceny i zachowanie rentowności projektu, kluczowa jest precyzja - w takim przypadku warto sięgnąć po narzędzia do wymiarowania.

Jeśli zastanawiasz się, jak przeprowadzić wymiarowanie, skontaktuj się z nami lub od zarejestruj bezpłatne konto w 21 prim - intuicyjnym i łatwym do wdrożenia narzędziu, które uprości proces wymiarowania, skróci czas jego realizacji i zwiększy dokładność wyceny.