Właściwa wycena projektów to klucz do utrzymania rentowności i skutecznego planowania budżetu IT. Dlatego tak istotne jest korzystanie z metod pozwalających trafnie określić wartość realizowanego zlecenia. Jedną z takich metod jest szacowanie projektu IT. Czym jest szacowanie, dlaczego warto wdrożyć tę praktykę i jakie ryzyka wiążą się z jej pominięciem lub niedokładnym wykonaniem?



<h2 id="4_1">Co to jest szacowanie projektów IT?</h2>

Szacowanie projektów IT polega na oszacowaniu czasu, kosztów i zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Trafne estymacje umożliwiają precyzyjne planowanie budżetu IT, alokację zespołu oraz określenie realnych terminów. Co więcej, pomagają zarządzać oczekiwaniami interesariuszy oraz minimalizować ryzyka związane z niedoszacowaniem lub przeszacowaniem zakresu prac.

Przy szacowaniu korzysta się z metod takich jak:

<ul>
<li>Ekspercka estymacja (Expert Judgement), bazująca na wiedzy i doświadczeniu osób technicznych zaangażowanych w projekt;</li>
<li>Technika Delphi, polegająca na tym, że estymacje wykonuje kilku niezależnych ekspertów, a następnie porównuje je ze sobą;</li>
<li>Analiza historycznych projektów, polegająca na porównaniu szacowanego projektu z podobnymi projektami wykonanymi w przeszłości;</li>
<li>Wykorzystanie user stories, czyli dokonanie indywidualnej oceny złożoności zadania przez każdego członka zespołu, a następnie podjęcie dyskusji celem osiągnięcia konsensusu;</li>
<li>Szacowanie trzypunktowe (three-point estimating) polegające na określeniu optymistycznej, pesymistycznej i najbardziej prawdopodobnej wersji realizacji;</li>
<li>Metody top-down i bottom-up, polegające na ocenie złożoności projektu z góry, a następnie podzieleniu go na mniejsze zadania lub na odwrót - na oszacowaniu mniejszych zadań, a następnie ich zsumowaniu i podsumowaniu.</li>
</ul>

Oczywiście, metod szacowania projektów jest znacznie więcej, a powyższe należą do najczęściej stosowanych. Mogą być one stosowane samodzielnie lub w połączeniu, a dobór metody zależy od czynników takich jak etap projektu, dostępne dane, złożoność i ryzyka, dojrzałość zespołu oraz organizacji.

<h2 id="4_2">Ryzyka i błędy w estymacji oprogramowania</h2>

Szacowanie z definicji wiąże się z niepewnością - bazuje na niepełnych, często wstępnych danych oraz subiektywnych ocenach zespołu. Nawet przy zastosowaniu najlepszych metod mogą pojawić się błędy. Ryzyko ich wystąpienia rośnie szczególnie w przypadku mniej doświadczonych zespołów lub projektów o niejasnych wymaganiach.

Jakie są główne ryzyka związane z szacowaniem projektów IT?

<ul>
<li>
Niedoszacowanie lub przeszacowanie zasobów
Jednym z najczęstszych ryzyk jest niedoszacowanie lub przeszacowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu. Przeszacowanie może prowadzić do nieoptymalnego podziału prac w zespole, a niedoszacowanie - do niewystarczającej ilości zasobów, co może skutkować przekroczeniem budżetu i terminów.

</li>
<li>
Brak wystarczających danych do szacowania
Proces szacowania bazuje przede wszystkim na wymaganiach i założeniach, które dostarcza klient. Im bardziej precyzyjne i kompletne są te informacje, tym większa szansa na trafną estymację. W praktyce jednak klient rzadko posiada wiedzę techniczną, a jego oczekiwania mogą być nieadekwatne do posiadanego budżetu. Aby uzyskać komplet informacji, analitycy i menedżerowie projektu często muszą wypytywać o szczegóły, tłumaczyć ograniczenia i negocjować z klientem budżet i terminy na bazie nieobiektywnych kryteriów.

</li>
<li>
Zmiana wymagań w trakcie projektu
W momencie, gdy szacowanie opiera się na wstępnych wymaganiach, a w trakcie ulegną one zmianie, zespół staje przed koniecznością ponownego szacowania projektu celem sporządzenia nowej wyceny i harmonogramu. Kolejna estymacja bazująca na nieprecyzyjnych kryteriach to podwójne ryzyko błędów.

</li>
<li>
Błędy w analizie ryzyka
Ryzyko w projektach IT jest związane nie tylko z zasobami, ale również nieprzewidzianymi trudnościami technologicznymi. Niewystarczające zrozumienie wyzwań na etapie wstępnych szacunków może prowadzić do poważnych problemów, które będą miały negatywny wpływ na budżet i czas realizacji.

</li>
<li>
Niedostosowanie metod szacowania do specyfiki projektu
Każdy projekt jest inny, a stosowanie tych samych metod szacowania do różnych projektów może prowadzić do błędnych wyników. To ryzyko występuje szczególnie w przypadku używania narzędzi, które nie uwzględniają unikalnych aspektów danego projektu.

</li>
</ul>

<h2 id="4_3">Koszty niedoszacowania projektów IT</h2>

Niedokładne szacowanie projektów IT może prowadzić do poważnych konsekwencji. Szczególnie problematyczne jest niedoszacowanie projektu, gdy rzeczywisty czas, zasoby i koszty znacząco przewyższają początkowe estymacje. W takim przypadku efektem może być przekroczenie budżetu oraz opóźnienie realizacji projektu. To jednak dopiero początek negatywnych skurków błędnego zaplanowania prac w projekcie.

Niedokładne oszacowanie projektu to m.in.:

<ul>
<li>Nieoczekiwane wydatki związane z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób czy wypłacenia kar umownych w przypadku niewywiązania się z terminu realizacji;</li>
<li>Spadek jakości dostarczonego oprogramowania wynikający z konieczności cięcia kosztów, stosowania skrótów i rozwiązań szybkich do wdrożenia, ale nieefektywnych w długim terminie, lub skrócenia czasu na testowanie;</li>
<li>Przeciążenie zespołu, który musi pracować pod dużą presją i w stresie, by dotrzymać harmonogramu. W długim terminie może wiązać się to ze spadkiem efektywności, zwiększeniem absencji chorobowych i rotacji;</li>
<li>Niedowiezienie projektu, czyli całkowita niemożność dostarczenia rozwiązania w zamierzonym kształcie. Choć jest to skrajna sytuacja, nie jest nieprawdopodobna i zdarza się najczęściej w przypadku dużych projektów IT, których oszacowanie jest szczególnie trudne. Niedostarczenie projektu może natomiast mieć poważne długoterminowe skutki, takie jak utrata klienta, reputacji, konkurencyjności i kolejnych projektów.</li>
</ul>

<h2 id="4_4">Precyzyjna wycena projektów: wymiarowanie oprogramowania</h2>

Jak w takim razie zwiększyć dokładność szacowania i zmniejszyć ryzyko pojawienia się błędów i nietrafionych estymacji?

Aby zwiększyć dokładność szacunków, warto sięgnąć po nowoczesne i precyzyjne metody oceny rozmiaru projektu. Jedną z najnowocześniejszych i szeroko uznanych na rynku metod jest wymiarowanie oprogramowania.

Wymiarowanie oprogramowania to zupełnie odmienny proces. W przeciwieństwie do szacowania, które bazuje na doświadczeniu zespołu, historyjkach użytkownika czy przypuszczeniach, wymiarowanie opiera się na dokładnym opisaniu oprogramowania z uwzględnieniem jego wymagań i funkcjonalności. W tym procesie każdej funkcjonalności przypisuje się konkretną wartość liczbową wyrażoną w punktach funkcyjnych, co eliminuje subiektywne szacunki.

Zalety wymiarowania oprogramowania to m.in.:

<ol>
<li>
Precyzyjne określenie rozmiaru oprogramowania
Wymiarowanie oprogramowania pozwala na dokładne oszacowanie skali projektu na podstawie obiektywnych danych i planowanych funkcjonalności. Ponieważ każdej funkcjonalności przypisana jest konkretna wartość liczbowa, eliminowana jest subiektywność oceny.

</li>
<li>
Niezależność od doświadczenia zespołu
Wymiarowanie oprogramowania nie opiera się na danych historycznych, doświadczeniu wykonawców czy analizie user stories, lecz na jasno zdefiniowanych kryteriach oceny, które są standardowe i niezależne od specyfiki projektu.

</li>
<li>
Niezależność od technologii i wykonawcy
Metoda ta nie jest zależna od technologii, w jakiej realizowane jest oprogramowanie. Pozwala ona wręcz na porównywanie ze sobą efektywności realizacji projektów w różnych technologiach, a następnie dobieranie najbardziej optymalnych rozwiązań.

</li>
<li>
Obiektywne porównanie projektów
Wymiarowanie umożliwia porównanie różnych projektów, nawet w przypadku, gdy były realizowane przez różne zespoły, w różnych technologiach i okresach. Dzięki wymiarowaniu i punktom funkcyjnym można z łatwością sięgnąć do danych aktualnych i historycznych, a następnie sprawnie oceniać efektywność i rentowność poszczególnych realizacji.

</li>
<li>
Precyzyjna wycena projektów
Jedną z najważniejszych zalet wymiarowania jest możliwość przedstawienia obiektywnej, dokładnej i trafnej wyceny, której dokonuje się na podstawie wartości punktów funkcyjnych. Po oszacowaniu liczby punktów funkcyjnych (np. 100), możliwe jest wyliczenie kosztu realizacji. Dzięki temu wycena staje się transparentna i mniej podatna na niedoszacowania.

</li>
<li>
Trafne określenie terminu realizacji
Sytuacja wygląda podobnie w przypadku określenia terminu realizacji. Mając wiedzę o tym, ile godzin zajmuje wyprodukowanie 1 punktu funkcyjnego oprogramowania, zespół jest w stanie sporządzić adekwatny harmonogram.

</li>
<li>
Elastyczność w przypadku zmiany wymagań
Kolejną ważną zaletą wymiarowania jest możliwość elastycznej i precyzyjnej oceny zakresu zmian w przypadku zmiany wymagań. W takim wypadku nie trzeba po raz kolejny wykonywać nieprecyzyjnych szacunków i bazować na przypuszczeniach. Wystarczy ocenić, o ile punktów funkcyjnych zmienia się zakres funkcjonalności projektu, a następnie na tej podstawie wyznaczyć nowy budżet i czas realizacji.

</li>
<li>
Poprawa efektywności
W przypadku, gdy rozliczenie opiera się na stopniu realizacji wymagań (wartości punktów funkcyjnych), a nie na przepracowanych godzinach, zespół jest w stanie osiągnąć większą wydajność, efektywność i synergię, a tym samym sprawniej realizować projekty w przyszłości.

</li>
</ol>

<h2 id="4_5">Szacowanie a wymiarowanie oprogramowania - co wybrać?</h2>

Aby ocenić projekt wstępnie, np. w celu przekazania klientowi szacunkowych informacji o budżecie i czasie realizacji, szacowanie może okazać się wystarczające. Natomiast jeśli chodzi o przedstawienie finalnej wyceny i zachowanie rentowności projektu, kluczowa jest precyzja - w takim przypadku warto sięgnąć po narzędzia do wymiarowania.

Jeśli zastanawiasz się, jak przeprowadzić wymiarowanie, <a href="https://21prim.com/contact">skontaktuj się z nami</a> lub od <a href="https://21prim.com/register">zarejestruj bezpłatne konto</a> w 21 prim - intuicyjnym i łatwym do wdrożenia narzędziu, które uprości proces wymiarowania, skróci czas jego realizacji i zwiększy dokładność wyceny.

Dlaczego warto wprowadzić praktykę szacowania projektu oraz jakie konsekwencje możemy ponieść, jeśli tego nie zrobimy?