W dojrzałych organizacjach IT proces zarządzania projektem nie ogranicza się do alokacji zadań i kontroli harmonogramu. Coraz częściej kluczowym elementem staje się precyzyjne wymiarowanie oprogramowania - obiektywna metoda określenia zakresu funkcjonalnego systemu przed rozpoczęciem prac.

Wymiarowanie to nie tylko metoda, która usprawnia realizację projektu, ale przede wszystkim przekłada się na znaczną redukcję kosztów i większą przewidywalność budżetu. Jak dokładnie wymiarowanie oprogramowania pomaga uzyskać oszczędności w projektach IT?

Czym jest wymiarowanie oprogramowania i jak wpływa na finanse projektów?

Wymiarowanie oprogramowania to metoda polegająca na określeniu rozmiaru tworzonego lub planowanego systemu w sposób obiektywny, niezależny od używanej technologii, doświadczenia zespołu czy tempa pracy. Określa się tutaj nie ilość pracy do wykonania, a funkcjonalności do dostarczenia. Jednostką miary są punkty funkcyjne - standardowa, uznana na świecie metoda opisu funkcji biznesowych dostarczanych użytkownikowi. Wymiarowanie oprogramowania to jedna z najbardziej precyzyjnych i obiektywnych metod szacowania projektów IT, która znacznie podnosi skuteczność całego procesu Sprawdź jakie jest są korzyści płynące z praktyki szacowania projektu.

Rozliczanie godzinowe vs. punkty funkcyjne - jak wpływa na budżet projektu IT?

Rozliczenia godzinowe od lat stanowią podstawę większości kontraktów IT, ale niosą ze sobą ryzyko znacznych odchyleń. To dlatego, że ta sama funkcjonalność dostarczana przez różnych wykonawców może zostać zrealizowana w zupełnie różnym czasie, a nieprzewidziane wydarzenia, takie jak zmiany w składzie zespołu lub w technologii, mogą całkowicie zniekształcić pierwotne estymacje.

Metoda punktów funkcyjnych stoi w opozycji do tradycyjnych metod rozliczania projektów opartych na osobogodzinach, gdyż wymiarowanie eliminuje tę zmienność. Dzieje się tak dlatego, że w tej metodzie mierzy się funkcjonalności dostarczanego oprogramowania z perspektywy użytkownika końcowego, definiując elementy takie jak np. liczba ekranów wejściowych, raportów, interfejsów czy baz danych. Raz ustalony rozmiar projektu pozostaje więc niezmienny, niezależnie od tego, czy kod zostanie napisany w Javie, .NET czy Pythonie oraz od ilości osób zaangażowanych w projekt.

Przykład różnic w estymacji

W tradycyjnym podejściu opartym na osobogodzinach ten sam moduł może być wyceniony zupełnie inaczej przez różne zespoły.

Przykładowo, zespół A oszacował realizację modułu na 320 godzin, podczas gdy zespół B – na 190 godzin. Tak duże rozbieżności wynikają z różnic w doświadczeniu, stosowanej technologii czy organizacji pracy. W przypadku wymiarowania w punktach funkcyjnych tego problemu nie ma – moduł zawsze będzie miał 25 punktów funkcyjnych, niezależnie od technologii, wielkości czy tempa pracy zespołu. Dzięki temu organizacja zyskuje obiektywną, porównywalną i stabilną podstawę do planowania budżetu i harmonogramu.

Warto wspomnieć, że na koszt projektu wpływają nie tylko cechy funkcjonalne, ale również pozafunkcjonalne, które determinują koszt pojedynczego punktu funkcyjnego. Kluczowym elementem rzetelnej wyceny jest umiejętność właściwego określenia kosztu punktu funkcyjnego już na etapie analizy.

Jak wymiarowanie wspiera lepsze planowanie budżetu?

Wymiarowanie, ze względu na to, że może być wykonywane na różnych etapach, wspiera planowanie budżetu na wiele sposobów:

1. Precyzyjne określenie zakresu projektu

   Dokładne zdefiniowanie zakresu jeszcze przed rozpoczęciem prac pozwala uniknąć sytuacji, w której budżet jest przekraczany ze względu na nieprecyzyjne wymagania. Opisanie oprogramowania za pomocą punktów funkcyjnych pozwala na jasne ustalenie zakresu, a następnie stworzenie rzetelnego kosztorysu, zaplanowanie przewidywalnego harmonogramu oraz ustalenie priorytetów i etapów wdrożenia. Przekłada się to na realistyczne planowanie czasu i kosztów.

2. Monitorowanie projektu w trakcie realizacji

   Wymiarowanie prowadzone już po rozpoczęciu prac także stanowi istotny element kontroli budżetu. Regularne przeliczanie zakresu w punktach funkcyjnych pozwala natychmiast zauważyć odchylenia od planu - zarówno te wynikające z nieplanowanego rozszerzenia funkcjonalności, jak i z niewystarczającego tempa realizacji. Dzięki temu zespół może wcześnie podjąć decyzje korygujące, np. o zmianie priorytetów czy zwiększeniu zasobów.

3. Dokładna wycena zmian w zakresie projektu

   Wymiarowanie za pomocą punktów funkcyjnych pozwala też na to, by każda nowa funkcjonalność, wprowadzona np. w wyniku zmiany koncepcji lub pojawienia się nowych wymagań biznesowych, została precyzyjnie wyceniona. Przykładowo, jeśli dodatkowa funkcjonalność została wyceniona na 20 punktów funkcyjnych, a koszt jednego punktu jest znany, można natychmiast oszacować dodatkowy budżet i określić, jakie zasoby będą potrzebne do jej realizacji.

4. Możliwość porównania ofert dostawców

   Standaryzacja zakresu w punktach funkcyjnych pozwala obiektywnie porównywać oferty różnych wykonawców - niezależnie od stosowanej technologii czy sposobu organizacji pracy. Punkt funkcyjny staje się wspólnym mianownikiem ułatwiającym zestawienie wycen, dzięki czemu można od razu wychwycić, czy z pozoru tańsza oferta nie oznacza okrojonego zakresu, a wyższa – dodania zbędnych, nieistotnych biznesowo funkcji. Ułatwia to również prowadzenie negocjacji i wybranie najlepszej oferty oraz minimalizuje ryzyko nietrafionej decyzji.

Case study

Wymiarowanie w praktyce – platforma e-commerce tańsza o 600 tys. zł dzięki standaryzacji

Firma produkcyjna z sektora B2B planowała uruchomienie platformy e-commerce. Celem wdrożenia było ułatwienie klientom składania zamówień online, integracja z systemem ERP oraz automatyzacja procesów sprzedażowych.

Na etapie zapytań ofertowych otrzymano propozycje cenowe od kilku dostawców. Otrzymane propozycje cenowe wahały się od 600 tys. zł do 1,2 mln zł, co utrudniało rzetelne porównanie ofert. Różnice wynikały z odmiennej interpretacji zakresu funkcjonalnego projektu przez poszczególnych dostawców.

Rozwiązanie

Aby ujednolicić podejście, firma zdecydowała się na analizę wymagań i przygotowanie ogólnej dokumentacji. Następnie dokonano wymiarowania projektu w punktach funkcyjnych (900 PF) i ponownie poproszono dostawców o oferty, tym razem w oparciu o jednolite i zwymiarowane wymagania.

Efekty ponownych wycen:

• Dostawca A - wcześniej przyjął zbyt wąski zakres (ok. 300 PF). Po odniesieniu się do pełniejszych wymagań, przy zachowaniu tej samej stawki za 1 PF (1 PF za 2 000 zł) złożył ofertę na 1 mln 800 tys. zł za 900 PF.
• Dostawca B - pierwotnie wycenił zakres na 1000 PF za 900 tys zł (1 PF za 900 zł). Po korekcie wobec dokumentacji na 900 PF obniżył ofertę do 810 tys. zł.
• Dostawca C - utrzymał ofertę obejmującą 1500 PF (w tym 900 PF wymaganych i 600 PF dodatkowych funkcjonalności) w cenie 1 mln 200 tys. zł (1 PF za 800 zł).

Dzięki standaryzacji udało się zestawić oferty na bazie kosztów jednostkowych:

Efekt

Dzięki standaryzacji wymagań i ich wymiarowaniu:

• Zamawiający zaoszczędził ponad 600 tys. zł w stosunku do najdroższej oferty, wybierając rozwiązanie adekwatne do rzeczywistego zakresu.
• Wyeliminowano ryzyko wyboru zaniżonej oferty, obejmującej jedynie część funkcjonalności.
• Uzyskano narzędzie do obiektywnego porównania cen rynkowych, niezależnie od sposobu szacowania przez poszczególnych dostawców.

Standaryzacja pozwoliła też dostrzec, że najkorzystniejszą ofertą nie zawsze jest ta o najniższej kwocie całkowitej. Analiza kosztu jednostkowego (PF) pokazała, że oferta dostawcy B była najefektywniejsza cenowo dla faktycznego zakresu projektu.

Warto zapamiętać:

Długoterminowe korzyści z wymiarowania

Wymiarowanie oprogramowania przynosi wartość wykraczającą poza pojedynczy projekt. W organizacjach, które konsekwentnie stosują tę metodę, staje się ono fundamentem zarządzania kosztami i planowania strategicznego w IT. Kluczowe długoterminowe korzyści to:

• Wyższa precyzja estymacji - dane historyczne o kosztach i czasie realizacji pojedynczego punktu funkcyjnego umożliwiają trafne prognozowanie budżetów oraz harmonogramów w kolejnych projektach.
• Tworzenie wiarygodnych benchmarków - wymiarowanie umożliwia porównywanie kosztów wytworzenia różnych typów systemów, a także efektywności operacyjnej przy użyciu różnych metodyk i technologii.
• Optymalizacja portfela projektów - bazowanie na twardych danych zamiast na subiektywnych ocenach, pozwala wybierać najbardziej opłacalne projekty, metodyki i technologie, a w efekcie realnie zwiększać rentowność organizacji.
• Redukcja ryzyka opóźnień - wymiarowanie prowadzone w trakcie realizacji projektu ogranicza ryzyko wynikające z niedoszacowania zakresu i pozwala wcześnie identyfikować potencjalne wąskie gardła.
• Budowanie kultury zarządzania opartej na danych - regularnie prowadzone wymiarowanie z czasem staje się nie tylko techniką estymacji, lecz integralnym elementem organizacyjnych standardów i procesów organizacji.

Nowoczesne narzędzia w procesie wymiarowania

Przez lata największym wyzwaniem w wymiarowaniu była i jest pracochłonność oraz podatność na błędy ludzkie. Obecnie jednak coraz częściej wykorzystuje się oprogramowania, które automatyzują ten proces.

Przykładem takiego narzędzia jest 21 prim, które wspiera wymiarujące organizacje na kilku poziomach:

• Wymiarowanie w jednym narzędziu - zamiast liczyć punkty w rozproszonych plikach Excel, 21 prim pozwala na opisywanie dokumentacji na jednej, intuicyjnej platformie.
• Transparentność punktacji - 21 prim umożliwia dokładne prześledzenie, z jakich zapisów w dokumentacji wynika przypisana punktacja. Ułatwia to komunikację wewnętrzną pomiędzy członkami zespołu IT oraz komunikację z klientem.
• Kontrola zmian w czasie rzeczywistym - każda modyfikacja w zakresie projektu jest automatycznie przeliczana na punkty funkcyjne, co pozwala szybko ocenić jej wpływ na budżet i harmonogram.

Przykład interfejsu narzędzia 21prim, które wspiera wymiarowanie w praktyce:

Możesz też przejść do widoku interaktywnego

Dzięki takim funkcjonalnościom wymiarowanie przestaje być czasochłonnym i żmudnym procesem, a staje się integralnym elementem planowania, bieżącego nadzoru i zwiększania rentowności projektów.

Wymiarowanie oprogramowania a budżet projektu: podsumowanie

Wymiarowanie oprogramowania to praktyczny sposób na to, by projekty IT mieściły się w budżecie i były przewidywalne. Dzięki estymacji opartej na punktach funkcyjnych możesz:

• precyzyjnie planować czas i koszty,
• łatwo porównywać oferty,
• podejmować decyzje w oparciu o dane.

Z 21prim cały proces staje się szybki, automatyczny i łatwy do wdrożenia w codzienne zarządzanie.

Co najważniejsze, organizacje korzystające z wymiarowania w 21prim, zyskują nie tylko narzędzie kontroli, ale też przewagę konkurencyjną, bo podejmują decyzje w oparciu o rzetelne dane, a nie intuicję.

Sprawdź w praktyce - załóż bezpłatne konto i sam policz koszty projektu w 21prim.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci funkcjonalności narzędzia i podpowiemy, jak wdrożyć je w codziennej pracy.

FAQ

1. Czym różni się rozliczenie na bazie punktów funkcyjnych od tradycyjnego rozliczania godzinowego?

   Rozliczenia godzinowe zależą od tempa pracy i doświadczenia zespołu, co często prowadzi do dużych rozbieżności w wycenie. Punkty funkcyjne mierzą nie czas, a dostarczone funkcjonalności, dzięki czemu estymacja jest stabilna i niezależna od technologii czy organizacji pracy dostawcy.

2. Jak wymiarowanie pomaga w porównywaniu ofert dostawców?

   Dzięki standaryzacji poprzez wymiarowanie oprogramowania wszystkie oferty można sprowadzić do wspólnego mianownika - liczby dostarczonych w projekcie punktów funkcyjnych. Ułatwia to negocjacje i eliminuje ryzyko, że niższa cena wynika z ograniczonego zakresu lub braku kluczowych funkcji.

3. Czy wymiarowanie sprawdzi się w każdym typie projektu IT?

   Tak - metoda punktów funkcyjnych jest niezależna od technologii i rodzaju budowanego systemu. Może być więc stosowana w przypadku większości popularnych projektów IT - systemów ERP, e-commerce, aplikacjach mobilnych, a także rozwiązaniach customowych i niestandardowych.

4. Jak szybko można zobaczyć oszczędności dzięki wymiarowaniu?

   Pierwsze efekty widać już na etapie porównania ofert i wyboru dostawcy. Oszczędności powstają też jednak w dłuższej perspektywie - wynikają one z lepszego planowania budżetu, ograniczenia ryzyka przekroczenia kosztów i optymalnego wyboru projektów.

5. Czy wymiarowanie wymaga specjalistycznych narzędzi, czy wystarczy Excel?

   Punkty funkcyjne można liczyć w arkuszu Excel, ale w praktyce szybko staje się to pracochłonne i podatne na błędy. 21prim automatyzuje ten proces, pozwala śledzić zmiany w czasie rzeczywistym i generuje raporty, co znacznie przyspiesza proces i zwiększa wiarygodność estymacji.

6. Jakie są największe wyzwania przy wprowadzaniu metody punktów funkcyjnych?

   Największym wyzwaniem jest początkowy brak doświadczenia zespołów oraz konieczność zmiany podejścia do wyceny projektów, a co za tym idzie - także sposobu pracy i kultury organizacji. Wdrożenie warto więc rozpocząć od pilotażowych projektów przy równoległym szkoleniu zespołu.