Wymiarowanie oprogramowania z wykorzystaniem punktów funkcyjnych to jedna z najdokładniejszych metod określania rozmiaru systemu. Jak jednak zaprezentować wyniki tego procesu tak, by były zrozumiałe, niepodważalne i wspierały decyzje biznesowe? Na co zwrócić uwagę, aby wyniki wymiarowania były maksymalnie użyteczne zarówno dla zespołu projektowego, jak i interesariuszy biznesowych?

Jak skutecznie prezentować wyniki wymiarowania?

Wymiarowanie oprogramowania to nie tylko techniczny proces obliczania punktów funkcyjnych i część dokumentacji. To przede wszystkim narzędzie komunikacji - zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej - w projekcie IT. Dlatego tak ważne jest, by prezentacja wyników spełniała swoją rolę na każdym etapie, na jakim wymiarowanie jest przeprowadzane.

Rolą prezentowania wyników wymiarowania jest m.in.:

• Umożliwienie dobrego zrozumienia, z jakich zapisów wynikają poszczególne punkty funkcyjne, jakie znalazły się w dokumentacji projektowej - zarówno analitykom, project managerom, jak i klientom i innym interesariuszom;
• Uzyskanie narzędzia do przejrzystego przedstawienia klientowi zakresu projektu, co wspiera proces sprzedaży i sprzyja podjęciu przez klienta decyzji o współpracy;
• Pomoc w podjęciu decyzji o przyjęciu danego projektu do realizacji dzięki precyzyjnemu przedstawieniu funkcjonalności, jakie są do zrealizowania;
• Umożliwienie monitorowania postępów w projekcie na każdym etapie jego realizacji oraz bieżące reagowanie na ewentualne opóźnienia czy przeszkody;
• Zapewnienie narzędzia do wspierania decyzji biznesowych i długoterminowego wzrostu rentowności projektów i firmy;
• Uzupełnienie dokumentacji projektów IT o obiektywne pomiary wytwarzanego oprogramowania.

Co ważne, wyniki wymiarowania powinny być przedstawione w sposób maksymalnie transparentny i możliwy do szybkiego zweryfikowania. Tylko wtedy można uniknąć sytuacji, w której interesariusze - szczególnie po stronie klienta - kwestionują przypisane wartości punktowe, wskazując np. na brak jednoznacznych odniesień do zapisów w dokumentacji. Takie niejasności często prowadzą do zbędnych dyskusji czy prób renegocjacji zakresu lub budżetu. Dlatego też warto stosować dobre praktyki prezentacyjne oparte na sprawdzonych standardach.

Prezentowanie wyników wymiarowania - dobre praktyki

Jak więc skutecznie prezentować wyniki wymiarowania? Co konkretnie oznacza „skuteczna prezentacja” w kontekście projektów IT?

Prezentacja wyników wymiarowania to nie tylko kwestia estetyki. Chodzi przede wszystkim o to, by sposób prezentacji wspierał podejmowanie decyzji, był niemożliwy do podważenia, a także ułatwiał analizę i komunikację w zespole i z klientem.

Skuteczna prezentacja wyników wymiarowania powinna więc:

• być łatwo dostępna - najlepiej w formie, która umożliwia szybkie przeglądanie i odnalezienie konkretnych informacji, np. jako interaktywna platforma z możliwością filtrowania i sortowania danych,
• umożliwiać błyskawiczną weryfikację przypisanych punktów funkcyjnych - najlepiej, by jedno kliknięcie prowadziło do konkretnego zapisu w dokumentacji analitycznej,
• pozwalać na generowanie raportów w formatach dostosowanych do odbiorcy - zarówno technicznych (np. Excel), jak i prezentacyjnych (np. PDF) – gotowych do przekazania klientowi, inwestorom czy zespołowi developerskiemu,
• być przejrzysta i precyzyjna i ograniczać do minimum możliwość dowolnej interpretacji,
• zawierać dokładne powiązania między dokumentacją a punktacją, aby odbiorca mógł szybko zrozumieć, z jakiej funkcjonalności wynika dany punkt funkcyjny,
• być dostępna w różnych formach - wersji interaktywnej ułatwiającej analizę online oraz statycznej, którą można wydrukować, dołączyć do umowy, oferty lub audytu,
• wspierać wizualizację danych - np. za pomocą diagramów, które pomagają zobrazować logikę działania systemu i ułatwiają powiązanie punktów z konkretnymi elementami procesu,
• umożliwiać śledzenie zmian - np. w sytuacji, gdy zakres projektu ulega rozszerzeniu lub doprecyzowaniu, użytkownik powinien mieć możliwość zobaczenia, jak zmieniło się wymiarowanie (np. z 120 do 130 punktów) i co było tego przyczyną.

Równie istotne jest oparcie prezentacji wyników na uznanych metodykach, takich jak COSMIC lub IFPUG. Wybór metodyki powinien być dostosowany do specyfiki projektu, gdyż każda z nich nieco inaczej oddaje charakter pracy w danej organizacji. Stosowanie tych metodyk redukuje niejednoznaczności i wprowadza spójne, mierzalne kryteria oceny.

W dojrzałych i doświadczonych organizacjach można też spotkać się z wewnętrznymi podręcznikami wymiarowania, które precyzują, jak interpretować konkretne zapisy i jak przypisywać punkty. To praktyka, która nie tylko porządkuje proces analizy, ale przede wszystkim uspójnia komunikację pomiędzy zespołami i zapewnia maksymalną transparentność w całym cyklu projektowym.

Narzędzie, które zmienia sposób prezentacji wyników wymiarowania

Jednym z najbardziej efektywnych sposobów prezentowania wyników wymiarowania jest ich przedstawienie w formie wizualnej. W tradycyjnym podejściu dane są często rozproszone, najczęściej w arkuszach kalkulacyjnych (np. Excel), które wymagają odrębnej analizy i nie są bezpośrednio powiązane ani ze sobą, ani z dokumentacją projektową. Taki sposób przedstawiania wyników wymiarowania sprawia, że odbiorcom - zarówno klientom, jak i członkom zespołu - trudno jest zrozumieć, z czego konkretnie wynikają przypisane punkty funkcyjne.

W narzędziu 21prim problem ten został skutecznie rozwiązany poprzez bezpośrednie połączenie dokumentacji z wynikami wymiarowania. Narzędzie umożliwia użytkownikom szybkie odnalezienie źródła konkretnej punktacji dzięki powiązaniu każdego punktu funkcyjnego z konkretnym fragmentem dokumentacji.

Zobacz, jak prezentowanie wyników wymiarowania wygląda w narzędziu 21prim:

Możesz też przejść do widoku interaktywnego.

Ponadto 21prim oferuje również inne funkcjonalności ułatwiające prezentowanie i analizowanie wyników wymiarowania, takie jak:

• Funkcja grupowania danych. Przykładowo, jeśli analiza wykazała, że w oprogramowaniu zachodzi 200 procesów, można je podzielić tematycznie, np. na obszary związane z użytkownikiem, zakupem czy administracją. Dzięki temu prezentacja wyników jest bardziej przejrzysta i zrozumiała.
• Możliwość graficznego odwzorowania logiki działania systemu. Diagramy procesów pozwalają lepiej zobrazować zależności między funkcjonalnościami i sprawdzić, z jakich zdarzeń lub modułów wynika przypisana punktacja.
• Możliwość śledzenia zmian. W praktyce często zdarza się, że po wstępnym wymiarowaniu klient zgłasza uwagi lub pojawiają się dodatkowe wymagania. W 21prim każda zmiana w dokumentacji i punktacji jest zachowana, a użytkownik może porównać wersje i zobaczyć tylko te fragmenty, które uległy modyfikacji.
• Generowanie raportów. 21prim umożliwia eksportowanie wyniki wymiarowania do czytelnego raportu, np. w formacie PDF, który pokazuje nie tylko ostateczny wynik wymiarowania, ale też to, jak wymiarowanie zmieniło się na skutek korekt.
• Dostępność raportów w formie tabeli. Możliwość wyeksportowania wyników wymiarowania do Excela umożliwia standardową analizę danych, a także wzbogacanie raportu o dodatkowe pola, kolumny czy notatki.

Dzięki temu 21prim pozwala prezentować wyniki wymiarowania w sposób zrozumiały, transparentny i łatwy do analizy - zarówno wewnątrz organizacji, jak i w komunikacji z klientem.

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o 21prim, załóż bezpłatne konto i od razu przetestuj narzędzie lub skontaktuj się z nami. Podpowiemy Ci, jak korzystać z platformy i porozmawiamy o jego wdrożeniu w Twojej organizacji.

FAQ

1. Jak skutecznie prezentować wyniki wymiarowania?

   Prezentacja wyników wymiarowania powinna być czytelna, transparentna, łatwo dostępna i umożliwiająca szybkie prześledzenie źródła przypisanych punktów funkcyjnych. Dobrze, jeśli zawiera wizualizacje, raporty oraz możliwość śledzenia zmian.

2. Dlaczego dobra wizualizacja wyników wymiarowania jest tak ważna?

   Wizualizacja pozwala szybko zrozumieć, skąd biorą się poszczególne wartości punktów funkcyjnych i jak są one powiązane z dokumentacją i wymaganiami. Ułatwia komunikację z interesariuszami, skraca czas analizy i pomaga identyfikować błędy lub niejasności. Dobre diagramy i interaktywne raporty budują też zaufanie pokazując, że proces wymiarowania jest rzetelny i oparty na solidnych podstawach.

3. Jakie są najczęstsze błędy w prezentowaniu wyników wymiarowania?

   Najczęstsze błędy to brak spójności z dokumentacją, nieczytelne formaty, brak objaśnień do punktacji, brak możliwości śledzenia zmian, brak wizualizacji danych oraz rozproszenie wyników wymiarowania w wielu plikach Excel.

4. Jakie elementy powinien zawierać raport z wymiarowania?

   Raport powinien zawierać podsumowanie punktów funkcyjnych, źródła ich przypisania, diagramy ilustrujące logikę procesów, informacje o zmianach oraz możliwość eksportu do formatu PDF lub Excel.